Wat is de Oficina de Extranjeros in Spanje?
Inleiding
De Oficina de Extranjeros (letterlijk het "Bureau voor Buitenlanders") is de centrale overheidsdienst in Spanje voor iedereen die niet de Spaanse nationaliteit bezit. Of u nu EU-burger bent of niet, dit bureau is een onmisbare stap voor vrijwel al uw procedures voor vestiging of investering.
Voor elk project van een vastgoedaankoop in Spanje is de Oficina de Extranjeros uw eerste aanspreekpunt. Het is namelijk voornamelijk bij deze instantie dat u de meest cruciale stap voor uw project zult zetten: het verkrijgen van het NIE (Número de Identificación de Extranjero), onmisbaar voor het ondertekenen van een koopakte, het openen van een bankrekening of het afsluiten van diensten.
Wat is de rol van de Oficina de Extranjeros?
Afhankelijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken of de provinciale prefecturen (Subdelegación del Gobierno), is de Oficina de Extranjeros het centrale loket dat verantwoordelijk is voor de toepassing van het vreemdelingenrecht in Spanje. De belangrijkste taken omvatten:
- ✅ De afgifte van het NIE (Número de Identificación de Extranjero), of het nu tijdelijk of permanent is.
- ✅ De registratie van EU-burgers (afgifte van het Certificado de Registro de Ciudadano de la UE, het "groene NIE").
- ✅ De afgifte van verblijfsvergunningen voor onderdanen van derde landen (TIE - Tarjeta de Identidad de Extranjero).
- ✅ Het beheer van werkvergunningen en verblijfsvergunningen (met of zonder winstoogmerk).
- ✅ De behandeling van aanvragen voor gezinshereniging.
- ✅ De verlenging of wijziging van de verblijfsstatus.
Belangrijke stappen voor een vastgoedkoper
In het kader van een vastgoedaankoop krijgt u te maken met verschillende administratieve termen die door dit bureau worden beheerd. Het is van cruciaal belang deze niet te verwarren.
1. Het NIE (Número de Identificación de Extranjero)
Het NIE is een uniek, persoonlijk en permanent fiscaal nummer. Het bewijst uw residentie in Spanje niet, maar is verplicht voor elke economische transactie. U heeft het nodig voor:
- De koopakte (Escritura) bij de notaris ondertekenen.
- Een Spaanse bankrekening openen.
- De aan de aankoop gerelateerde belastingen (ITP of btw) betalen.
- Water-, elektriciteits- en gascontracten op uw naam zetten.
2. NIE versus TIE versus Certificado UE: Wat u moet weten
Dit is de meest voorkomende verwarring. Het NIE is slechts een nummer. De TIE en het Certificado UE zijn fysieke documenten die dit nummer bevatten en uw verblijfsstatus bewijzen.
| Document | Beschrijving | Voor wie? | Uiterlijk |
|---|---|---|---|
| NIE | Uniek fiscaal nummer (voor niet-residenten of residenten). | Elke persoon (EU en niet-EU). | Eenvoudig wit A4-vel (toewijzing van het nummer). |
| Certificado de Registro UE | Bewijs van legale residentie (bij verblijf > 3 maanden). | EU-burgers (Fransen, Belgen, etc.). | Kleine groene papieren kaart (vaak 'groen NIE' genoemd). |
| TIE | Fysieke verblijfskaart met foto en vingerafdrukken. | Niet-EU-burgers (Zwitsers, Britten, Amerikanen...). | Plastic kaart (type rijbewijs). |
Hoe krijgt u een afspraak (Cita Previa)?
Het is tegenwoordig onmogelijk om zonder afspraak langs te gaan bij de Oficina de Extranjeros. Het verkrijgen van een online afspraak (Cita Previa) is een verplichte en vaak complexe stap, aangezien de tijdslots erg in trek zijn.
Goed om te weten: Voor de eenvoudigste procedures, zoals de aanvraag van een NIE voor niet-residenten (formulier EX-15), is het vaak sneller om via een erkend politiebureau van de Nationale Politie (Comisaría de Policía) te gaan. Deze beschikken over hun eigen 'Extranjería'-loketten en een afzonderlijk afsprakensysteem.
Het online Cita Previa-proces
De procedure verloopt in verschillende stappen op het overheidsportaal:
- Ga naar de officiële portal Sede Electrónica.
- Selecteer de provincie (bijv. "Alicante").
- Kies de procedure (bijv. "Policia - Asignación de NIE" voor een eenvoudig NIE, of "Solicitud de autorizaciones" voor een residentie).
- Vul uw persoonlijke gegevens in (Naam, Voornaam, Paspoortnummer).
- Zoek en selecteer een beschikbaar tijdslot (dit is vaak de moeilijkste stap).
Vereiste documenten en Locatie
Typische documenten om voor te bereiden
Elke procedure vereist specifieke documenten en de betaling van een belasting ('tasa'). Het indienen van een onvolledig dossier leidt tot onmiddellijke afwijzing.
| Procedure (Voorbeeld) | Vereiste sleuteldocumenten |
|---|---|
| Aanvraag NIE (Niet-resident) | Formulier EX-15 ingevuld, Formulier Tasa 790-012 betaald bij de bank, Paspoort (of identiteitskaart) + fotokopie, Bewijs van reden (bijv. reserveringsovereenkomst van het pand). |
| Certificado de Registro UE | Formulier EX-18 ingevuld, Formulier Tasa 790-012 betaald, Paspoort, Bewijs van financiële middelen en ziektekostenverzekering (bijv. arbeidsovereenkomst, voldoende fondsen). |
Waar vindt u uw kantoor?
U vindt een Oficina de Extranjeros (of een erkend politiebureau) in elke provinciehoofdstad. In gebieden met een hoge vastgoedvraag zijn de meest bezochte kantoren die van:
- Alicante
- Valencia
- Malaga
- Murcia
- Barcelona
- Madrid
Conclusie
De Oficina de Extranjeros is de administratieve pijler voor buitenlanders die in Spanje wonen. Voor een vastgoedproject is het een onmisbaar startpunt, al was het alleen maar voor het verkrijgen van het NIE. De complexiteit van de formulieren (EX-15, EX-18...), de moeilijkheid om een afspraak te krijgen en de taalbarrière kunnen snel een groot obstakel vormen.
Daarom integreert een Nederlandstalig vastgoedkantoor in Spanje zoals Voguimmo, deze procedures in haar begeleiding. Het inschakelen van professionals die deze procedures beheersen, garandeert u een snelle verkrijging van uw documenten en beveiligt uw aankoopproject van A tot Z.
Hulp nodig met de Oficina de Extranjeros?
Maak gebruik van marktomstandigheden. Laten we praten over uw project.
Inhoudsopgave
- Introductie
- Wat is de rol van de Oficina de Extranjeros?
- Belangrijke stappen voor een vastgoedkoper
- 1. Het NIE (Número de Identificación de Extranjero)
- 2. NIE vs TIE vs Certificado UE: Wat u moet weten
- Hoe maakt u een afspraak (Cita Previa)?
- Het online Cita Previa proces
- Vereiste documenten en Locatie
- Te verzamelen documenten
- Waar vindt u uw kantoor?
- Conclusie
Veelgestelde vragen: Oficina de Extranjeros (dienst voor buitenlanders in Spanje)
Alle antwoorden op uw vragen over de Oficina de Extranjeros.
Ja. U kunt een NIE-aanvraag indienen bij het dichtstbijzijnde Spaanse Consulaat bij U in de buurt. Deze optie duurt vaak langer (meerdere weken), maar bespaart U het gedoe met het maken van een afspraak (Cita Previa) in Spanje, wat ingewikkeld kan zijn.
Zodra U uw afspraak (Cita Previa) heeft verkregen, is het proces zeer snel. Als uw dossier compleet is (formulier EX-15, betaalde belasting, paspoort), wordt het NIE (het witte A4-document) U doorgaans onmiddellijk overhandigd aan het einde van uw afspraak op het politiebureau.
Nee. Het NIE-nummer (bv. Y-1234567-B) wordt u levenslang toegekend en is permanent. Wat wel kan vervallen, zijn de documenten die uw verblijf bewijzen en dit nummer bevatten, zoals de TIE-kaart (voor niet-EU-burgers) of het Certificado de Registro UE (dat mogelijk een update vereist indien het zeer oud is).
De kosten zijn een bescheiden administratieve heffing ("tasa"). Voor de eenvoudige toewijzing van het NIE (formulier EX-15) bedraagt de heffing (Modelo 790-012) momenteel 9,84 €. Voor het verkrijgen van het Certificado de Registro UE (het "groene NIE") of de TIE bedraagt de heffing 12,00 €.
Dit is de informele naam voor het Certificado de Registro de Ciudadano de la UE. Het betreft een kleine, groene papieren kaart die bevestigt dat U als EU-burger legaal in Spanje verblijft (voor een periode langer dan 3 maanden). Deze heeft geen vervaldatum.
Sinds de Brexit worden Britse staatsburgers beschouwd als onderdanen van derde landen. U hebt geen recht meer op het Certificado de Registro UE ("groene NIE"). Als U resident wordt in Spanje, moet U een TIE (Tarjeta de Identidad de Extranjero) aanvragen, wat een fysieke kaart is met foto en vervaldatum.
Het formulier EX-15 is de 'Aanvraag van een Identiteitsnummer voor Buitenlanders (NIE) en Certificaten'. Dit is het standaardformulier dat u gebruikt voor een aanvraag van een NIE voor niet-ingezetenen, oftewel als u het nummer enkel nodig heeft voor een specifieke procedure (zoals het kopen van een huis) zonder de intentie om in Spanje te wonen.
Het formulier EX-18 is de "Aanvraag voor inschrijving in het Centrale Register voor Vreemdelingen (Verblijf EU-burger)". Dit is het formulier dat U, als EU-burger (Fransman, Belg, enz.), moet gebruiken om Uw legale verblijfsvergunning in Spanje aan te vragen (het "groene NIE"), indien U van plan bent er langer dan 3 maanden te wonen.
Dit is een veelvoorkomend probleem. De beschikbare plaatsen (tijdslots) worden op specifieke tijden vrijgegeven (vaak vroeg in de ochtend) en zijn binnen enkele minuten verdwenen. Uw opties zijn:
Volhouden: Probeer elke dag op verschillende tijdstippen in te loggen.
Ander kantoor zoeken: Probeer het bij een politiebureau in een minder drukke, naburige stad.
Uitbesteden: Schakel een professional in (een advocaat, gestor of uw makelaarskantoor) die bekend is met deze procedures.
Ja. U kunt een notariële volmacht (Poder) geven aan een wettelijke vertegenwoordiger (advocaat, gestor, of een vertrouwde derde) om de aanvraag namens u in te dienen. Dit is een veelgebruikte oplossing door buitenlandse kopers om fysieke aanwezigheid te vermijden.
Het is niet verplicht, maar wel ten zeerste aanbevolen. De ambtenaren zijn niet verplicht om Engels of Frans te spreken. Indien U geen Spaans spreekt, is het raadzaam U te laten vergezellen door een tolk of een vertegenwoordiger van Uw makelaarskantoor om misverstanden te voorkomen.
Ja. Iedere persoon (fysiek of rechtspersoon) die vermeld staat op de notariële akte van verkoop (Escritura) moet een eigen NIE-nummer hebben. Als u als stel, in onverdeeldheid, of via een vastgoedvennootschap (SCI) koopt, moet elke "partij" geïdentificeerd zijn.
Nee. Dit is een veelvoorkomende misvatting.
De Oficina de Extranjeros (of de Politie) beheert uw identiteit als buitenlander (NIE, residentie).
Het Ayuntamiento (het stadhuis/de gemeente) beheert uw gemeentelijke inschrijving (Empadronamiento), wat uw bewijs van woonplaats is.
Ja. Het nummer op het blad is permanent en altijd geldig. Het A4-document zelf vervalt niet; het bevestigt enkel dat dit nummer aan U werd toegekend. Het is perfect geldig om een aankoop bij de notaris te ondertekenen.
Voor de eenvoudige ondertekening van de koopakte (Escritura) heeft u slechts één ding nodig: uw NIE-nummer (verkregen via formulier EX-15, meestal op het witte A4-vel) en uw geldige identiteitsbewijs (Paspoort of ID-kaart). U hoeft geen resident te zijn (het "groene NIE" te bezitten) om eigenaar te zijn.
